Cela fait plusieurs mois que j'ai migré mes emails professionnels en quittant Google Workspace. J'ai longtemps remis au lendemain cette migration car je me posais pas mal de questions sur une telle migration et je n'avais pas forcément trouvé des réponses à mes interrogations. Aussi, je vous propose de partager mon expérience pour ceux qui se trouveraient dans la même situation.
Google Workspace est une offre qui permet d'utiliser l'ensemble des produits Google sous forme d'entreprise. On peut créer un compte administrateur, gérer des utilisateurs, et surtout utiliser Gmail avec un nom de domaine personnalisé. Dans mon cas, c'est surtout cette fonctionnalité qui m'intéressait et qui m'avais poussé à créer un compte Workspace.
Le problème, c'est que le service n'a eu de cesse d'augmenter ces tarifs sans pour autant que mon usage ne change. Et la goutte d'eau qui a fait déborder le vase, c'est le dernier email reçu justifiant une nouvelle hausse par l'intégration de l'intelligence artificielle dans certains produits. Hors, dans mon utilisation quotidienne je n'utilise pas les fonctionnalitée liée à l'IA dans les produits Google, et il ne m'est pas possible de les refuser...
Si je suis insatisfait depuis un moment, pourquoi ne pas avoir fait ce changement de fournisseur plus tôt ? J'avais trois inquiétudes majeures vis-à-vis de la migration qui m'ont toujours freiné jusque là :
Malgré ces inquiétudes, je décide tout de même de sauter le pas pour ne plus me retrouver prisonnier et dépendant de Google pour la gestion de mes emails.
Pour trouver un nouvel hébergeur pour mes emails je n'ai pas cherché bien loin et je me suis basé sur ce que je connaissais déjà et que j'avais pu expérimenter par le passé.
J'avais testé Proton Mail à son lancement pour créer des emails secondaires pour certains sites (emails qui reçoivent surtout du spam au final). L'interface web de gestion des emails m'avais semblé plutôt propre par rapport à ce que j'avais pu tester avant (email OVH). L'offre Mail Plus correspondait à mes besoins : un domaine personnalisé, un calendrier et un petit espace Drive.
L'autre service que j'ai déjà pu tester c'est Infomaniak. En effet, c'est le service que j'utilise pour gérer mon hébergement et mes noms de domaine. Un email est offert avec chaque nom de domaine donc j'ai déjà pu tester le service par ce biais là.
En plus de la partie hébergement & nom de domaine ils disponsent d'une offre nommée KSuite qui se veut être une alternative direct à Workspace avec de multiple produits en plus des emails : calendrier, Drive, messagerie instantanée, visio conférence...
Côté tarif, ils sont mieux positionner que Proton Mail donc je décide de commencer par tester leur service en premier
Comme j'avais déjà un compte chez Infomaniak, l'inscription à KSuite s'est faite rapidement, je n'ai eu qu'à renseigner le nom de domaine que je souhaitais utiliser. J'ai alors eu directement accès à l'interface KSuite (même avant d'avoir configuré mon nom de domaine).
Le fait de pouvoir accéder à l'interface Web avant même de configurer mon nom de domaine est super pratique car je peux commencer à me lancer dans le processus d'import d'email. Une option d'import est disponible directement dans le client web. On renseigne son adresse Gmail, on se connecte via l'API Google, et l'import se lance automatiquement.
Petit défaut en revanche, il n'y a pas de retour visuel sur l'état de progression de l'import (il faut attendre de recevoir une notification email à la fin du processus). Dans mon cas la procédure a pris environe une demi-journée environ.
Dans les fait, j'aurais pu faire cette migration en utilisant un client email comme Thunderbird qui m'aurait permis de créer une archive, pour pouvoir ensuite l'importer sur mon nouvel espace (chose que j'ignorais à ce moment là).
Une fois l'import terminé il est temps de faire la modification des DNS pour commencer à recevoir les emails (mais aussi authentifier l'envoi). Pour le coup l'interface nous guide bien sur la configuration et j'ai juste eu à suivre les instructions.
Pendant la propagation DNS, certains mails continuaient d'arriver chez Gmail et d'autres commençaient à arriver chez KSuite (il est important de garder les 2 systèmes actifs pendant la durée de la propagation). La migration s'est donc faite de façon très fluide, sans interruption notable.
Cela fait donc plusieurs mois que j'ai fait cette migration et je voulais attendre avant d'en parler pour aussi partager mon expérience au quotidient par rapport à Gmail.
La sécurité est bien pensée. Il est possible de créer un compte utilisateur dédié à KSuite avec ses propres identifiants, cloisonné du reste du compte Infomaniak.
Pour les clients emails, on peut générer des codes d'accès spécifiques (Thunderbird, MailSpring, etc.) qui peuvent être monitoré et révolqué si nécessaire.
Enfin, il y a aussi la possibilité d'activer le chiffrement des emails lors de l'envoi, avec une nuance importante : ça ne fonctionne de bout en bout qu'entre emails Infomaniak. Si vous chiffrez un email en l'envoyer à un service tiers (Gmail par exemple), KSuite enverra au destinataire un lien protégé par un mot de passe (je n'ai jamais eu recours à cette fonctionnalité de mon côté car je préfère me tenir éloigné des emails lorsuq'il s'agit d'envoyer des informations sensibles).
Il existe une application mobile dédiée aux emails Ksuite. Je ne suis pas un gros utilisateur des emails sur le téléphone mais pour mon usage elle fonctionne très bien (mais j'ai assez peu d'attente à ce niveau là car je ne traite que très rarement mes emails sur mobile). On notera qu'elle sert aussi de système d'authentification à 2 facteurs.
J'ai pu aussi tester le support qui a correctement répondu à ma question (liée à un problème de configuration de mon client mail). La réponse a été clair et c'est aussi l'occasion de noter que la documentation/aide est bien fournie.
L'envoi différé est disponible dans l'interface web et mobile, ceque j'utilise beaucoup pour ne pas envoyer de mails à 23h.
Enfin, je n'ai pas pu trop tester les produits annexes en dehors du calendrier qui fonctionne bien. On peut créer des événements, inviter des personnes (qui seront notifié par email), et lancer à la volée une réunion via KMeet (l'équivalent KSuite de Google Meet).
Le changement de compte est laborieux. Contrairement à Google où on passe facilement d'un compte à un autre, ici il faut se déconnecter et se reconnecter si on souhaite gérer plusieurs comptes KSuite. Ma solution de contournement et pour le moment d'utiliser plusieurs profils de navigateur, chacun connecté à un compte différent.
L'interface web est assez lente au chargement et certains poins d'ergonomie sont perfectible (la fenêtre de rédaction qui pourrait être déplacé, les racourcis clavier non configurables, la visualisation des fils de discussions un peu capricieuse...). Au final, je n'utilise plus trop cette interface au profit d'un client email MailSpring.
Pas de libellés. C'est le point qui me manque le plus. J'utilisais beaucoup les libellés ("comptable", "prospect", "support"...) pour organiser mes emails et les retrouver plus facilement. KSuite propose un système de dossiers avec des filtres automatiques, mais c'est moins flexible que ce que j'avais l'habitude d'utiliser dans gmail.
L'interface propose comme page d'accueil un petit dashboard qui affiche les prochains évènements, salles de réunions et emails. Je ne trouve pas cette interface particulièrement util dans ma situation et j'aurais aimé pouvoir accéder directement à mes emails. Aussi, les derniers emails mettent souvent un petit moment à apparaitre dans le panneau dédiée (peut être un cache trop agressif à ce niveau là)
Une fois la migration réalisée, j'ai arrêté de payer Google Workspace. Résultat : le compte Google existe toujours (et je peux toujours m'y connecter), mais l'accès aux services liés à Workspace est coupé (Gmail, Calendar, Drive...).
Le problème, c'est que pour Google, ce compte est toujours "actif". Donc quand quelqu'un m'envoie une invitation Google Calendar, Google l'envoie directement au compte plutôt qu'à mon email, et je ne peux pas y accéder (sauf depuis l'accès ical de mon Macbook...). C'est un comportement un peu bizarre.
Je m'attendais à ce que la migration soit plus complexe mais au final ça été bien plus simple que prévu. Le processus est devenu bien plus simple que par le passé. Dans mon cas j'ai fait le choix de KSuite mais j'imagine que l'expérience est relativement similaire chez les autres fournisseurs.